Serving Indigenous job seekers for over 10 years
Call (306) 229-6774 to post on First Nations Jobs Online

Inquiries and Intake Assistant/Adjoint, renseignements et établissement des dossiers; adjointe, renseignements et établissement des dossiers

Do you have excellent research skills and pay close attention to detail? Do you have the ability to manage relationships effectively and excellent time management skills? If so, the Law Enforcement Complaints Agency (LECA) requires your knowledge and expertise as an experienced information and customer service provider to provide first level assistance regarding public complaints in its Case Management Unit.

OPS Commitment to Diversity, Inclusion, Accessibility, and Anti-Racism:

We are committed to build a workforce that reflects the communities we serve and to promote a diverse, anti-racist, inclusive, accessible, merit-based, respectful and equitable workplace.

We invite all interested individuals to apply and encourage applications from people with disabilities, Indigenous, Black, and racialized individuals, as well as people from a diversity of ethnic and cultural origins, sexual orientations, gender identities and expressions.

Visit the OPS Anti-Racism Policy and the OPS Diversity and Inclusion Blueprint pages to learn more about the OPS commitment to advance racial equity, accessibility, diversity, and inclusion in the public service.

We offer employment accommodation across the recruitment process and all aspects of employment consistent with the requirements of Ontario’s Human Rights Code. Refer to the “How to apply” section if you require a disability-related accommodation.

What can I expect to do in this role?

You will:
• perform the mailroom function of receiving the complaints and related correspondence and inputting them into the database
• research information and provide approved answers on referrals
• determine if inquiries are within LECA jurisdiction
• assist the public in processing and tracking their complaints
• ensure complete and accurate recording and scanning recording of initial case data
• ensure compliance with standards, policies and procedures
• participate in section reviews and remain current on LECA and related activities

How do I qualify?

Technical Knowledge:

• You have knowledge of appropriate tools and resources for information search and verification to provide prompt and accurate assistance to clients with a wide variety of information needs
• You have the ability to acquire and apply knowledge of the organization’s mandate, roles, major stakeholders, main provisions in legislation, policies and procedures, programs and services and related information resources and major issues

Accuracy and Analytical Skills:

• You have demonstrated analytical, reasoning and problem-solving skills to gather and assess diverse information and assess facts and issues
• You have demonstrated ability to take accurate verbatim notes

Communication and Interpersonal Skills:

• You have effective written and oral communication skills
• You have active listening and explanation skills, courtesy, patience, tact, empathy and diplomacy
• You have proven initiative, discretion and respect for confidentiality
• You have exemplary relationship management, client service and teamwork skills
• You have proven ability to apply stress management techniques to deal with adversarial clients

Organizational Skills:

• You have prioritization, time management, organizational and coordination skills
• You have the ability to work independently

Computer Skills:

• You are proficient using customized databases and standardized, fully programmable PC-based/networked software
• You have the ability to operate common office equipment

Additional Information

Address:

·         1 English Temporary, duration up to 12 months, 655 Bay St, Toronto, Toronto Region, Criminal Record Check

Compensation Group:

Ontario Public Service Employees Union

Understanding the job ad – definitions

Schedule:

3.7

Category:

Administrative and Support Services

Posted on:

Monday, August 19, 2024

Note:

 

·         In accordance with the Ontario Public Service (OPS), Employment Screening Checks Policy (ESCP), the top candidate(s) may be required to undergo a security screening check. Refer to the above to determine the screening checks that are required for this position.

Required security screening checks along with your written consent, will be sent to the Transition and Security Office (TSO), Corporate Talent Programs Branch, Talent and Leadership Division to evaluate the results. If applicable, the TSO, with your written consent, will request and obtain any additional employment screening checks that were not obtained directly by you.

A record under the Criminal Code and/or other federal offence record(s) does not automatically mean you will be ineligible for the position. The employment screening check(s) will only be reviewed and evaluated by the TSO for the purpose of making a security clearance decision. The details of an individual’s employment screening check(s) will be considered in specific relation to the duties and responsibilities of the position being filled. Employment screening check records will be maintained by the TSO and kept strictly confidential.

·         T-AG-217703/24

How to apply:

1.      You must apply online.

2.      Your cover letter and resume combined should not exceed five (5) pages. For tips and tools on how to write a concise cover letter and resume, review the Writing a Cover Letter and Resume: Tips, Tools and Resources.

3.      Customize your cover letter and resume to the qualifications listed on the job ad. Using concrete examples, you must show how you demonstrated the requirements for this job. We rely on the information you provide to us.

4.      Read the job description to make sure you understand this job.

5.      OPS employees are required to quote their WIN EMPLOYEE ID number when applying.

6.      If you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment process, please Contact Us to provide your contact information. Recruitment services team will contact you within 48 hours.

Please be advised that the results of this competition may be used to form an eligibility list of qualified candidates to potentially fill future vacancies represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU). In accordance with the Collective Agreement, eligibility lists are shared with OPSEU representatives. By applying to this competition, you are providing consent that your name may be shared with OPSEU representatives.

All external applicants (including former employees of the Ontario Public Service) applying to a competition in a ministry or Commission public body must disclose (either in the cover letter or resume) previous employment with the Ontario Public Service. Disclosure must include positions held, dates of employment and any active restrictions as applicable from being rehired by the Ontario Public Service. Active restrictions can include time and/or ministry-specific restrictions currently in force, and may preclude a former employee from being offered a position with the Ontario Public Service for a specific time period (e.g. one year), or from being offered a position with a specific ministry (either for a pre-determined time period or indefinitely). The circumstances around an employee’s exit will be considered prior to an offer of employment.

Remember: The deadline to apply is Friday, September 6, 2024 11:59 pm EDT. Late applications will not be accepted.

We thank you for your interest. Only those selected for further screening or an interview will be contacted.

The Ontario Public Service is an inclusive employer.
Accommodation is available under the Ontario’s Human Rights Code .

___

Vous avez d’excellentes compétences en matière de recherche et vous êtes très attentif aux détails? Vous avez la capacité de gérer efficacement les relations et d’excellentes compétences en matière de gestion du temps? Si c’est le cas, l’Agence des plaintes contre les forces de l’ordre (APFO) a besoin de vos connaissances et de votre expertise en tant que fournisseur expérimenté de renseignements et de services à la clientèle pour fournir une assistance de premier niveau concernant les plaintes du public au sein de son Unité de la gestion des cas.

Engagement de la FPO à l’égard de la diversité, de l’inclusion, de l’accessibilité et de la lutte contre le racisme :

Nous sommes résolus à bâtir une main-d’œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu’à promouvoir la diversité, l’antiracisme, l’inclusion, l’accessibilité, le mérite, le respect et l’équité en milieu de travail.

Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.

Rendez-vous sur les pages présentant la Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le Plan directeur pour l’inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l’égard de l’égalité raciale, de l’accessibilité, de la diversité et de l’inclusion dans la fonction publique.

Nous offrons des mesures d’adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l’emploi, conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario. Si vous avez besoin que l’on prenne des mesures d’adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Vous devrez :
• assurer la fonction du courrier en recevant les plaintes et la correspondance y afférente, puis en les introduisant dans la base de données
• rechercher des renseignements et fournir des réponses approuvées aux demandes de renseignements
• déterminer si les demandes relèvent de la compétence de l’APFO
• aider le public à traiter et à suivre ses plaintes
• assurer l’enregistrement complet et précis et la numérisation des données initiales du dossier
• veiller au respect des normes, des politiques et des procédures
• participer aux révisions de section et se tenir au courant des activités de l’APFO et des activités connexes

À quelles exigences dois-je répondre?

Connaissances techniques :

• Vous connaissez les outils et les ressources appropriés pour la recherche et la vérification de renseignements afin de fournir une assistance rapide et précise aux clients ayant des besoins de renseignements très variés
• Vous êtes capable d’acquérir et d’appliquer des connaissances sur le mandat de l’organisation, ses rôles, ses intervenants principaux, les principales dispositions de la législation, les politiques et les procédures, les programmes et les services ainsi que les ressources de renseignements connexes et les principales questions

Précision et compétences analytiques :

• Vous avez démontré des capacités d’analyse, de raisonnement et de résolution de problèmes afin de recueillir et d’évaluer des renseignements divers et d’évaluer les faits et les problèmes
• Vous avez démontré votre capacité à prendre des notes exactes au mot près

Compétences en communications et relations interpersonnelles :

• Vous avez des compétences efficaces en matière de communication écrite et orale
• Vous avez des capacités d’écoute active et d’explication, de la courtoisie, de la patience, du tact, de l’empathie et de la diplomatie
• vous faites preuve d’initiative, de discrétion et de respect de la confidentialité
• vous avez des compétences exemplaires en matière de gestion des relations, de service à la clientèle et de travail en équipe
• Vous avez démontré votre capacité à appliquer des techniques de gestion du stress pour faire face à des clients contradictoires

Sens de l’organisation :

• Vous avez le sens des priorités, de la gestion du temps, de l’organisation et de la coordination
• Vous avez la capacité de travailler de manière indépendante

Compétences en informatique

• Vous maîtrisez l’utilisation de bases de données personnalisées et de logiciels standardisés et entièrement programmables sur PC ou en réseau
• Vous êtes capable d’utiliser des équipements de bureau courants

Renseignements supplémentaires

Adresse:

·         1 anglais Temporaire(s), durée jusqu’à 12 mois, 655, RUE BAY, Toronto, Région Toronto, Vérification de casier judiciaire

Groupe de rémunération:

Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l’Ontario

Comprendre l’avis d’emploi vacant – définitions

Horaire:

3.7

Catégorie:

Services d’administration et de soutien

Date de publication:

le lundi 19 août 2024

Note:

 

·         Conformément à la Politique relative aux vérifications de sécurité du personnel de la fonction publique de l’Ontario, les meilleurs candidats pourraient être tenus de se soumettre à une enquête de sécurité générale. Reportez-vous à ce qui précède pour déterminer les vérifications de présélection nécessaires pour ce poste.

Les vérifications des antecedents du personnel requises, accompagnées de votre consentement écrit, seront envoyées au Bureau de la transition et de la sécurité (TSO), Direction des programmes relatifs au talent pour la FPO, à la Division du talent et du leadership pour évaluer les résultats. Si necessaire, le TSO, avec votre consentement écrit, demandera et obtiendra toute autre vérification des antécédents additionnels que vous n’auriez pas obtenue directement.

Un casier judiciaire pour une infraction au Code criminel ou une autre infraction fédérale ne signifie pas automatiquement que vous ne serez pas admissible au poste. Le BTS examinera et évaluera les vérifications de sécurité uniquement aux fins de la prise d’une décision au sujet de l’attestation de sécurité. Les détails des vérifications de sécurité seront pris en considération en fonction des fonctions et responsabilités propres au poste à pourvoir. Les dossiers de vérification de l’emploi seront conservés par le BTS dans la plus stricte confidentialité.

·         T-AG-217703/24

Comment postuler:

1.      Vous devez postuler en ligne.

2.      Votre lettre d’accompagnement et votre curriculum vitae réunis doivent avoir un maximum de cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront à rédiger une lettre d’accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rédaction d’une lettre d’accompagnement et d’un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources.

3.      Adaptez votre lettre d’accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences figurant dans l’offre d’emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en quoi vos aptitudes et vos compétences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons sur les renseignements que vous nous fournissez.

4.      Voir la description de l’emploi pour bien comprendre en quoi consiste ce poste.

5.      Les membres de la FPO doivent indiquer leur numéro d’employé RIRH (WIN Employee ID Number) lorsqu’ils présentent leur candidature à un poste.

6.      Si vous avez besoin que l’on prenne des mesures d’adaptation liées à un handicap qui vous permettront de participer au processus de recrutement, veuillez cliquer sur Pour nous joindre et nous fournir vos coordonnées. L’équipe des services de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures.

 

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d’admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l’Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d’admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l’Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d’accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l’Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d’emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l’Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d’offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l’Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d’un employé seront prises en considération avant qu’une offre d’emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le vendredi 6 septembre 2024 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.

La fonction publique de l’Ontario est un employeur inclusif.
Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario .

Apply Online

Please register or log in as a job seeker to apply online.